COO là gì?

Trong mấy tháng qua, tôi có cơ hội tham gia công tác tái cấu trúc một doanh nghiệp ở Hà Nội. Và phải nói cuộc họp kéo dài nhất (dù nói chung, họp lúc nào cũng dài) là về vấn đề của COO. Chúng tôi mất hơn tiếng đồng hồ, với sự trợ giúp của Wikipedia tiếng Anh, tiếng Việt và bác Gúc để diễn giải chữ COO nghĩa là gì. Những lúc thế này, bác Gúc vẫn hơi ngu, do đó từ này phiên dịch trực tiếp là “Giám đốc tác nghiệp” – chức danh này bị mọi người đồng lòng loại bỏ về nghe quá quê.

Trong một bài viết khác tôi sẽ đề cập đến các thành viên trong C-suite (hay còn gọi là ban giám đốc). Hôm nay chúng ta sẽ chỉ tập trung vào ông “tác nghiệp”.

 

Giám đốc tác nghiệp

1. Khi nào một công ty cần COO

Thành thật mà nói, phần lớn các công ty ở Việt Nam không cần COO (thậm chí cũng không cần Trưởng phòng Hành chính Nhân sự). Thời điểm một công ty cần tạo ra chức danh này là khi doanh nghiệp đó đạt đến một quy mô về nhân sự và kinh doanh đủ lớn để chuyển mình từ doanh nghiệp “nhỏ và vừa vừa” sang “vừa vừa và nhớn” (thế nào gọi là lớn hay nhỏ phụ thuộc vào từng ngành công nghiệp).

Để trả lời tại sao trước hết ta cần hiểu một COO thực ra được thuê để làm gì. Khi một doanh nghiệp mở ra – thường thì giám đốc điều hành hay CEO có thể trực tiếp ra mọi quyết định và giám sát công việc của tất cả các phòng ban. Một tuần, ông này chỉ cần nhận báo cáo của 4-8 người trưởng bộ phận trực tiếp, hoặc thậm chí ít hơn. Nhưng khi các công ty dần dà khuếch trương và trưởng thành, vị trí COO là không thể thiếu và vai trò của COO có thể được ví giống như “Chief of Staff” hay “Tham mưu Trưởng” trong chính phủ Hoa Kỳ (khác với “Tổng tham mưu trưởng” trong quân đội) hay “Chánh văn phòng” trong các doanh nghiệp nhà nước Việt Nam.

Họ là người trực tiếp nhận báo cáo hàng ngày từ bộ phận Tài chính, Kinh doanh, Marketing, Phát triển kinh doanh và Hành chính, Nhân sự và trong một số doanh nghiệp thậm chí họ còn lấn sang quản lý cả Kỹ thuật và Sản xuất.

Một lần nữa, các công ty nhỏ và mới KHÔNG CẦN COO. Như đã nói ở trên các doanh nghiệp nhỏ hơn 50 người, có tầm 5 trưởng phòng thì không có lí gì CEO không quán xuyến được công việc của COO. Trường hợp cá biệt là nếu CEO này đặc biệt giỏi/thích một mảng công việc (ví như CEO của các công ty Tech khởi nghiệp thường hay mê sản phẩm hoặc là người trực tiếp lập trình) hoặc trong trường hợp của tôi biết – đặc biệt mê kinh doanh. Nói thẳng ra, những CEO có thói quen thiên vị một bộ phận/mảng công việc thay vì phân bổ thời gian đều cho mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Làm sao để nhận dạng những CEO này? Hãy hỏi họ doanh số tháng trước là gì? Công ty có chính xác bao nhiêu nhân viên, hay thậm chí ai đang cầm chỉa khóa cửa văn phòng? Nếu họ không biết thì địch thị thuộc nhóm này hoặc đơn giản họ là một CEO tồi.

2. COO làm gì?

COO thường là vị trí khó miêu tả nhất, thậm chí rất hiếm gặp ở các công ty nước ta. Vai trò đầu tiên của COO là giải thoát cho CEO khỏi những trách nhiệm hàng ngày nhằm tập trung vào những quyết định lớn như vạch ra chiến lược, sáng tạo, đưa ra ý tưởng, đi thuyết trình, networking, chăm sóc các khách hàng lớn v.v… trong khi công tác hàng ngày của doanh nghiệp (hành chính, nhân sự, bán hàng, báo cáo, giám sát nhân viên v.v…) được quản lý một cách tập trung hơn.

Vậy nên khi doanh nghiệp của bạn tăng trưởng về doanh số (số lượng đơn hàng, hợp đồng v..v… nhiều lên), nhân sự (việc đăng tuyển, đào tạo, hoàn tất hồ sơ tuyển dụng, giải quyết mâu thuẫn, giám sát và đánh giá nhân viên… trở nên quá mất thời gian), cơ cấu (thêm phòng ban, chi nhánh dẫn đến việc thủ tục, giấy tờ và quy trình trở nên nặng nề) – công ty này cần tuyển một COO để theo sát 24/7 từng nhịp thở của doanh nghiệp trong vấn đề vận hành hàng ngày.

Thử tưởng tượng xem khi một khi một cá nhân (Như Tổng thống Hoa Kỳ) phải điều hành một đất nước với hơn 320 triệu dân trong khi ông ta cũng như bách tính chúng ta chỉ có vỏn vẹn 24 tiếng một ngày thì điều đó hẳn khó khăn thế nào. Như đã nói ở trên COO giống với Tham mưu trưởng của chính phủ hoa kỳ – người này được ví là Quyền lực nhất Washington với trách nhiệm phò tá cho Tổng thống từ công tác, lịch trình, hội họp, tuyển dụng, phê duyệt ai được gặp gỡ Tổng thống và quản lý thông tin (công văn) đến và đi, làm việc với hầu như tất cả bộ máy hành chính thuộc Nhà Trắng v.v…
Do đó, cũng như tầm ảnh hưởng của Tham mưu trưởng vô cùng lớn đối với đường hướng chính trị, kinh tế, ngoại giao của một đất nước – vai trò  của COO mang tính quyết định trong sức khỏe, đường hướng và hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn về vị trí này tôi xin giởi thiệu bản mô tả công việc như sau:

 

Tóm tắt/ Mục đích

COO là người đưa ra đường hướng lãnh đạo và tầm nhìn cần thiết để dảm bảo công ty hoạt động trơn tru, các thủ tục hành chính và báo cáo cũng như vấn đề nhân sự được thực thi, phê duyệt và theo dõi kịp thời nhằm phát triển doanh nghiệp, đảm bảo tình trạng tài chính lành mạnh và hiệu suất công việc cao nhất theo như các chỉ tiêu của công ty do Lãnh đạo doanh nghiệp đề ra.

Chức năng chính

  1. Lãnh đạo và quản lý các công việc hàng ngày của doanh nghiệp dựa trên chỉ đạo của BGĐ, tầm nhìn và sứ mệnh cũng như giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
  2. Nhận báo cáo, đưa ra chỉ đạo và giải đáp thắc mắc trong công tác vận hành doanh nghiệp từ hành chính, nhân sự, chi tiêu, kinh doanh, pháp chế v.v…
  3. Chịu trách nhiệm thúc đẩy doanh nghiệp đạt tăng trưởng về doanh số, lợi nhuận, dòng tiền và các mục tiêu khác trong kinh doanh.
  4. Chịu trách nhiệm về việc đo lường cũng như tính hiệu quả của các quy trình (cả nội bộ lẫn các công việc với bên ngoài). Cung cấp cho CEO báo cáo về tình trạng hoạt động của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
  5. Là đối tượng xây dựng, tuyên truyền và thực hiện các chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
  6. Phối hợp với đội ngũ quản lý để cải tiến và thực hiện các kế hoạch xây dựng hạ tầng quản lý của doanh nghiệp –  các hệ thống quản lý, quy trình, nhân sự v.v…
  7. Động viên và lãnh đạo đội ngũ quản lý cấp trung; thu hút, tuyển dụng và giữ chân các nhân sự cấp trưởng phòng trở lên
  8. Nuôi dưỡng môi trường làm việc tích cực, cởi mở, có trách nhiệm cao.
  9. Thay mặt công ty làm việc với khách hàng, nha đầu tư và các đối tác khi cần thiết.

Đòi hỏi năng lực

  1. Tính lãnh đạo
  2. Tư duy chiến lược
  3. Tập trung vào kết quả
  4. Am tường hoạt động kinh doanh
  5. Ra quyết định
  6. Quản lý tài chính

Trách nhiệm Quản lý

Vị trí này có trách nhiệm giám sát tổng thể cho tất cả các hoạt động của công ty và nhận báo cáo từ các bộ phận vận hành.

Khối lượng thời gian dự ký cho công việc

Vị trí này thường xuyên đòi hỏi nhiều thời gian và làm việc quá giờ, cuối tuần v.v…

Công tác

Vị trí này ít phải đi công tác

Yêu cầu về bằng cấp/kinh nghiệm

  1. Bằng cử nhân kinh doanh/quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan
  2. Ít nhất 8 năm trong công việc quản lý hoạt động doanh nghiệp
  3. Ít nhất 5 năm trong vị trí lãnh đạo cấp cao của Doanh nghiệp


Yêu cầu khác

  1. Có kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch tài chính và phân tích tài chính cũng như giám sát nguồn nhân sự, IT, Pháp chế…
  2. Có kỹ năng trong việc phát triển tổ chức, quản lý nhân sự, lập ngân sách, phát triển tài nguyên và lập kế hoạch chiến lược
  3. Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và lập quan hệ xuất sắc với khả năng làm việc nhóm cao
  4. Có phẩm chất cá nhân uy tín, đáng tin cậy và tính cam kết cao
  5. Linh hoạt và đa nhiệm trong công việc cũng như xử lý tình huống tốt

(10882)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *